Herman Deru Akui Dinas Kearsipan Penting

Serahkan ASKI di Lingkungan Pemprov Sumsel

WIDEAZONE.com, PALEMBANG | Gubernur Sumsel H Herman Deru mengakui Dinas Kearsipan sangatlah penting, bahkan dia akan mengubah mindset dan polanya sehingga Arsip nanti sebagai bentuk layanan informasi.

“Kita berpikir tentang dokumentasi akan menjadi sia sia jika tidak dijadikan arsip. Tidak satu pun secara individu tidak butuh arsip mulai dari urusan pribadi hingga kelembagaan,” ungkap Herman Deru saat sambutan pada acara Penyerahan Hasil Audit Sistem Kearsipan Internal [ASKI] di Lingkungan Pemprov Sumsel bertempat di Graha Bina Praja Pemprov Sumsel, Jumat [3/12].

Pertama, Bapak Pembangunan itu ingin merubah mindset bahwa orang-orang yang ada di dalam Dinas Kearsipan itu adalah orang-orang yang luar biasa. Bahkan Dinas Kearsipan ini disamakannya dengan Dinas Pekerjaan Umum [PU]. 

“Kerja di lapangan seperti PU tidak akan baik jika arsipnya tidak benar maka kearsipan ini saya sama jajarkan dengan PU. Jadi jangan pernah terpikir merasa orang-orang yang tersisih dan dibuang di Dinas Arsip,” katanya. 

Kedua, Gubernur terinovatif itu ingin mengubah mindset minimal di lingkungan Pemprov, Pemkab/kota agar dijadikan sebagai layanan informasi.

 “Kita akan jadikan layanan informasi, Mudah- mudahan selaras dengan pemerintah pusat, jadi nanti dari mulai layanannya sampai ke sistem elektronik yang berkaitan layanan untuk ajukan saja anggaran sehingga masyarakat juga bisa tau dan semua institusi punya file di kantor arsip,” terangnya.

Kemudian ketiga, Herman Deru akan mengubah polanya, artinya kantor arsip apapun tingkatannya harus menjadi kantor yang jemput bola. 

“Jemput bola dalam mengedukasi dan jemput bola dalam bentuk fisik-fisik dokumennya dan ini tidak hanya di institusi pemerintah saja,” tuturnya.

Dia menyebutkan banyak daerah dan provinsi menghapuskan institusi kearsipan di indonesia tapi ternyata mereka membutuhkan arsip.

 “Alhamdulillah Sumsel tidak tergolong yang demikian. Karena Arsip ini penting,” ungkapnya.

Dia juga bersyukur jika Bappeda Sumsel menjadi salah satu pengelola arsip terbaik. “Bagaimana kalau kita merencanakan pembangunannya kalau arsip tidak ada. Tapi bukan hanya Bappeda saja yang punya tanggung jawab tapi semua” terangnya. 

Tak hanya itu, dia juga apresiasi kinerja seluruh jajaran di Dinas Kearsipan, dia minta agar ini segara di tranformasi kepada Kabupaten/kota untuk jangan pernah mengabaikan kearsipan. 

“Setiap persoalan pasti membutuhkan arsip, saya minta kesadaran ini dilakukan kepada institusi dari Pemprov Sumsel hingga Kabupaten/ kota. Isi jabatan yang belum terisi dan lengkapi sarana dan prasarana yang harus dimiliki untuk menaikan kinerja yang tadinya pasif menjadi jemput bola,” tutupnya.

Sementara itu, Kepala Kearsipan Provinsi Sumsel Prof Edwar Juliartha melaporkan bahwa tujuannya untuk mewujudkan pengelolaan kearsipan yang lebih baik, tercipntanya budaya tertib arsip yang berkesinambungan.

Kemudian mendorong pencipta arsip untuk penyelenggaraan kearaipan sesuai prinsip, kaidah, standar kearsipan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Serta meningkatkan gerakan sadat arsip di semua perangkat daerah. 

Dia juga menyebutkan bahwa Dinas Kearsipan Sumsel telah melaksanakan audit internal terhadap 50 OPD dan Audit Eksternal kearsipan terhadap seluruh lembaga kearsipan 17 Kabupaten/Kota se Sumsel. 

“Dari hasil tersebut kami dapati permasalahan pokok pada LKD Kabupaten/Kota yaitu tidak adanya dukungan anggaran yang memadai untuk pelaksanaan urusan kearsipan,” ungkapnya.

Kemudian minimnya SDM kearsipan [Fungsional Arsiparia] untuk Provinsi Sumsel dan terbatasnya personil PNS yang di tempat pada lembaga kearsipan daerah. 

Tak hanya itu lanjutnya masih belum pedulinya perangkat daerah tentang pentingnya arsip untuk di kelola secara baik dan benar sesuai aturan berlaku. 

“Bahkan belum tersedianya sarana dan prasrana untuk mengelola dan menyimpan arsip pada organisasi perangkat daerah. Serta minimnya arsip dari perangkat daerah yang yersimpan pada Dina s Kearsipan untuk dirawat dan dikelola sesusai aturan yang berlaku,” terangnya. 

Selain itu, lebih lanjut dia menyampaikan Dinas Kearsipan juga saat ini telah merekrut dan membentuk relawan cinta Arsip se Sumsel yang terdiri dari dua sampai lima orang per desa yang Insya Allah akan dikukuhkan dalam waktu dekat. 

“Dinas Kearsipan juga saat ini akan mengukuhkan Duta Arsip baik tingkat Provinsi maupun di seluruh Kabupaten/Kota.

Disisi lain, Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan, Zita Asih Suprastiwi mengapresiasi dan memberikan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada Pemprov Sumsel yang telah berkomitmen dalam peningkatan mutu penyelengaraan kearsipan melalui kegiatan-kegiatan pengawasan kearsipan internal dan eksternal bagi daerah Sumsel. 

“Kami berikan apresiasi yang luar biasa kepada Pemprov Sumsel dalam peningkatan mutu penyelenggaraan kearsipan ini,” pungkasnya. 

Pada kesempatan ini, Gubernur Sumsel Herman Deru memberikan piagam penghargaan kepada OPD yang terbaik dalam pengelolaan Arsipnya.

1. Peringkat I, Dinas Kearsipan Provinsi Sumsel, 

2. Peringkat II, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumsel

3. Peringkat III, Biro Umum dan Perlengkapan Provinsi Sumsel

4. Peringkat IV, Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumsel.

5. Peringkat V, Sekretariat DPRD Provinsi Sumsel.

6. Peringkat VI, Dinas Perdagangan Provinsi Sumsel. 

Kemudian Gubernur Sumsel menerima Dokumen tentang gambaran residen Kota Palembang kondisi tahun 1826 (Dokumen arsip statis dan peta Jembatan Ampera).

Turut hadir pada kesempatan ini, Para Kepala OPD Sumsel dan para Lembaga Kearsipan Daerah 17 Kabupaten/Kota se Sumsel.