Sekda Palembang Peringatkan OPD: Jangan Main-main Kelola Arsip!

WIDEAZONE.com, PALEMBANG | Sekretaris Daerah [Sekda] Kota Palembang, Aprizal Hasyim, mengingatkan seluruh Organisasi Perangkat Daerah [OPD] agar tidak menganggap remeh pengelolaan arsip. Pasalnya, arsip menjadi bukti pertanggungjawaban atas setiap kebijakan, program pembangunan, hingga penggunaan anggaran pemerintah.

Peringatan tegas itu disampaikan Aprizal dalam kegiatan Penyerahan Laporan dan Piagam Penghargaan Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2026, Selasa 3 November 2026.

Menurutnya, arsip bukan sekadar tumpukan dokumen atau pelengkap administrasi. Lebih dari itu, arsip merupakan sumber informasi sekaligus rekam jejak pembangunan daerah yang harus dikelola secara tertib dan akuntabel.

“Setiap kebijakan, program pembangunan, hingga penggunaan anggaran harus ada buktinya. Kalau arsipnya berantakan, bagaimana kita mau mempertanggungjawabkan kepada masyarakat?” tegas Aprizal.

Ia menekankan, pengawasan kearsipan internal tidak boleh hanya dipandang sebagai ajang perlombaan untuk mendapatkan piagam penghargaan. Kegiatan tersebut harus menjadi instrumen evaluasi untuk mengidentifikasi kelemahan sekaligus mendorong perbaikan tata kelola arsip di setiap OPD.

Aprizal mengungkapkan, berdasarkan hasil Pengawasan Kearsipan Nasional 2025 dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), indeks kearsipan kabupaten/kota secara nasional baru mencapai 62,10. Sementara indeks digitalisasi arsip nasional tercatat 79,42, meningkat dibandingkan tahun sebelumnya sebesar 74,50.

Melihat perkembangan tersebut, Pemerintah Kota Palembang terus mendorong transformasi digital kearsipan melalui penerapan aplikasi SRIKANDI [Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi].

Namun, Aprizal mengingatkan bahwa digitalisasi arsip tidak cukup hanya dengan mengubah dokumen kertas menjadi file elektronik. Pengelolaannya harus tetap mengikuti ketentuan, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip.

Karena itu, ia meminta seluruh kepala OPD memastikan empat instrumen kearsipan tersedia dan diterapkan, yakni tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

Selain kelengkapan administrasi, peningkatan kompetensi sumber daya manusia (SDM) pengelola arsip juga menjadi perhatian. Setiap rekomendasi hasil pengawasan pun diminta segera ditindaklanjuti agar perbaikan tidak berhenti sebatas laporan.

Aprizal turut mengapresiasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Palembang yang dinilai konsisten melakukan pembinaan dan pengawasan kearsipan internal.

Ia berharap penghargaan yang diberikan dapat menjadi pemacu peningkatan kualitas pengelolaan arsip, bukan sekadar seremoni tahunan.

OPD yang telah meraih hasil baik diminta mempertahankan prestasinya. Sementara OPD dengan nilai yang belum optimal diharapkan menjadikan hasil pengawasan sebagai bahan evaluasi untuk segera berbenah.

“Pengelolaan arsip harus menjadi budaya kerja di setiap OPD, karena tertib arsip merupakan bagian penting dari pemerintahan yang transparan dan akuntabel,” demikian penekanannya. [red]